Tietosuojaseloste
Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä Pyhänet Oy:n asiakasrekisterissä.
SISÄLLYSLUETTELO
- Rekisterinpitäjä
- Mitä tietoja käsitellään?
- Missä tarkoituksissa asiakkaan henkilötietoja käsitellään?
- Tietojen säilytysaika
- Asiakkaan oikeus peruuttaa suostumus
- Mitä muita oikeuksia asiakkaalla on?
- Kuinka asiakas voi käyttää oikeuksiaan?
- Tietoja henkilötietojen vastaanottajista
- Valitusosoitus
- Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta
- Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi
- Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin
- Tiedot, jotka on hankittu muualta kuin asiakkaalta
1. Rekisterinpitäjä
PyhäNet Oy
y-tunnus 2551195-8
PyhäNet Oy, Vanha Pyhäjärventie 7
86800 Pyhäsalmi Palvelujen osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@pyhanet.fi
2. Mitä tietoja käsitellään?
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia asiakkaan, vastuuhenkilön ja asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja:
Perustiedot
- nimi ja osoitetiedot
- puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- henkilötunnus
Asiakkaan tunnistetiedot
- asiakasnumero
- asiakastyyppi (henkilö/yritys)
- asiakasryhmä
- kielivalinta
Toimitustiedot
- palvelun tai liittymän toimitusosoite
Yrityksen tunnistetiedot
- yrityksen y-tunnus
- yhteyshenkilön yhteystiedot
- maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot
Asiakkuuteen liittyvät tiedot
- maksuehto ja laskutusaikaväli
- laskutusmuoto
- osamaksutiedot
- laskutusosoite tai verkkolaskutustiedot
Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja
- asiakaspalautteet
- tietoja asiakaspalvelutoimenpiteistä
3. Missä tarkoituksissa asiakkaan henkilötietoja käsitellään?
Rekisterinpitäjä kerää asiakkaiden henkilötietoja valokuituliittymän tai laajakaistapalvelun tilauksen yhteydessä asiakassuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Asiakas voi päivittää perustietojaan myös itse rekisterinpitäjän verkkosivuilla. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tilausprosessin eri vaiheissa, asiakkuuden hoidossa sekä asiakaspalvelutilanteissa. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja myös asiakaskantansa hallinnoimiseksi, saatavien valvomiseksi ja palveluidensa markkinoimiseksi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille.
Asiakasyrityksen yhteyshenkilön henkilötietoja käsitellään asiakasyrityksen ja PyhäNetin välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.
4. Säilytysaika
Asiakkaan tietoja käytetään mm. mahdollisten reklamaatioiden selvittämiseen tai saatavien seurantaan. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja rekisterinpitäjän oikeuksien turvaamiseksi.
Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja säilytetään siihen saakka, kun rekisterinpitäjä on vastaanottanut ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yrityksen yhteyshenkilönä. Kirjanpidon tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytetään kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan.
5. Asiakkaan oikeus peruuttaa suostumus
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää henkilötietoja sähköiseen suoramarkkinointiin silloin, jos tiedot on saatu tilauksen yhteydessä. Asiakas voi kieltää tämän kirjallisesti joko postitse tai sähköpostilla.
6. Mitä muita oikeuksia asiakkaalla on?
Tietojen tarkastaminen
Jos asiakas pyytää pääsyä tietoihinsa, rekisterinpitäjä ilmoittaa käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.
Tietojen korjaaminen
Asiakkaalla on mahdollisuus saada puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi ja virheelliset tiedot korjatuiksi.
Tietojen poistaminen
Asiakas voi pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä. Tiedot poistetaan, jos käsittelylle ei ole enää olemassa laillisia perusteita eikä niitä tarvitse käsitellä edellä mainittujen asiakkuuteen tai asiakassuhteen hoitoon liittyvien seikkojen vuoksi.
Tietojen siirtäminen
Asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja halutessaan hänellä on oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin kieltäytyä asiakkaan oikeudesta, jos oikeutta ei voida toteuttaa.
Käsittelyn vastustaminen
Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisterinpitäjä saa kuitenkin tästä huolimatta jatkaa tietojen käsittelyä, jos
- käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai
- käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Käsittelyn rajoittaminen
Asiakkaalla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus asiakkaalla on esimerkiksi, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos asiakas on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä ja odottaa vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä käsittelee tietoja vain
- rekisteröidyn suostumuksella
- oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
- tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.
7. Kuinka asiakas voi käyttää oikeuksiaan?
Asiakas voi käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan esittämällä rekisterinpitäjälle toimenpidepyynnön henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä. Oikeuksien käyttö edellyttää henkilöllisyyden todentamista pyynnön esittämisen yhteydessä. Asiakas voi myös lähettää rekisterinpitäjälle henkilökohtaisesti allekirjoittamansa pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen merkiten kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastataan kirjeitse.
Mikäli vastaus sisältää asiakkaan henkilötietoja, kirje toimitetaan henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistetaan oikea vastaanottaja ja tietojen luottamuksellisuus.
8. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista
PyhäNet Oy rekisterinpitäjänä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja itse, mutta käyttää myös erilaisia palveluntuottajia. Rekisterinpitäjä pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu tietotekniikkapalveluiden, asennuspalveluiden ja taloushallinnon palveluiden tuottajat.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tarvittavia tietoja tahoille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus.
9. Valitusosoitus
Mikäli asiakas katsoo, että rekisterinpitäjä ei käsittele hänen henkilötietojaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voi hän tehdä valituksen valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.
10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta
Jotta rekisterinpitäjä voisi tarjota asiakkailleen palveluitaan, on asiakkaan välttämättömiä henkilötietoja käsiteltävä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tilauslomakkeella luovutetut tiedot.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi
Rekisterinpitäjä ei profiloi rekisterin tietoja eikä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.
12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin
Rekisterinpitäjä ei käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, informoimme asiakasta tästä sekä tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa rekisterinpitäjä pyytää asiakkaalta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.
13. Tiedot, jotka on hankittu muualta kuin asiakkaalta
Rekisterinpitäjä hyödyntää julkisia tietolähteitä uusasiakashankinnassa sekä markkinointitarkoituksissa.
